新加坡工资单及雇员记录要求：雇主需要注意什么？
在新加坡经营企业，按时发工资只是雇主薪资管理责任的一部分。
根据新加坡《雇佣法令》（Employment Act），符合适用范围的员工还必须收到列明薪资明细的工资单，而雇主也需要保存完整的雇员及薪资记录。
对于在新加坡聘用员工的外国企业来说，如果薪资由区域总部或海外团队统一处理，更需要留意这些日常管理要求。
那么，工资单需要列出哪些内容？企业又应该保存什么资料、保存多久？
01 哪些员工适用这些规定？
新加坡《雇佣法令》适用于受雇于雇主、并根据雇佣合同（Contract of Service）工作的员工，包括：
- 全职员工
- 兼职员工
- 临时员工
- 合同制员工
- 本地员工及外籍员工
不过，家庭佣工、海员，以及政府公务员和法定机构雇员不属于该法令的一般适用范围。
因此，企业不能因为员工是外籍人士，或采用兼职、临时等雇佣形式，就认为无需提供工资单。
02 工资单必须列出哪些内容？
工资单不应只显示员工最终收到的金额，还需要清楚列出薪资的组成部分。
根据新加坡人力部（MOM）的要求，工资单应包含以下资料（如适用）：
| 类别 | 应列明的资料 |
| 雇主及员工资料 | 雇主和员工的全名 |
| 付款资料 | 发薪日期及薪资周期 |
| 基本工资 | 基本工资金额；按小时、日或件计酬的员工，还需列明相应工资标准及工作数量 |
| 津贴 | 固定津贴及非固定津贴 |
| 其他收入 | 花红、休息日工资及公共假日工资等 |
| 扣款 | 固定及非固定薪资扣款 |
| 加班资料 | 加班时数、加班工资，以及适用的加班工资计算周期 |
| 实发工资 | 扣除相关项目后的工资总额 |
并非每位员工都需要列出所有项目。例如，如果员工不适用加班工资规定，工资单就不需要列出相关加班资料。
重点是：凡是适用于该员工的薪资项目，都应该在工资单中清楚列明。
03 工资单应该什么时候发给员工？
雇主需要按照以下时间要求提供工资单：
| 情况 | 发放时间 |
| 正常发薪 | 与工资一同发放 |
| 无法同时提供工资单 | 最迟在发薪后的3个工作日内 |
| 员工离职或被解雇 | 与尚未支付的工资一同提供 |
工资单可以采用电子版或纸质版，法规并没有要求企业只能使用电子工资单。
如果企业每月分多次支付工资，也可以将多笔付款整合在同一份工资单中。不过，整合后的工资单必须涵盖自上一份工资单以来的所有付款，并且每月至少在一个发薪日提供一次。
04 企业还需要保存哪些雇员记录？
工资单只是薪资记录的一部分。企业还必须保存员工的基本资料、工作情况及相关薪资信息。
这些记录主要分为两类：
一、雇员记录（Employee Records）
| 记录类别 | 具体内容 |
| 个人资料 | 员工地址、出生日期及性别 |
| 身份资料 | NRIC号码；非公民员工则记录工作准证号码及有效期 |
| 雇佣资料 | 入职日期及离职日期 |
| 工作时间 | 工作时数，包括用餐及茶歇时间 |
| 假期记录 | 公共假日及员工实际休假的日期和相关资料 |
二、薪资记录（Salary Records）
薪资记录需要包含工资单所要求的相关信息，例如：
- 基本工资及薪资周期
- 各类津贴和其他额外收入
- 薪资扣款
- 加班时数及加班工资（如适用）
- 员工实际收到的工资总额
上述资料可以采用电子或纸质形式保存。
需要注意的是，只保存员工的工资单，并不代表企业已经完整履行所有雇员记录保存义务。员工个人资料、工作时间及假期记录也需要妥善管理。
05 这些记录需要保存多久？
新加坡人力部对在职员工和离职员工设有不同的记录保存期限。
| 员工情况 | 保存期限 |
| 在职员工 | 最近2年的记录 |
| 已离职员工 | 最近2年的记录，并在员工离职后继续保存1年 |
例如，一名员工于2026年11月离职，企业需要保留其离职前最近两年的相关记录，并在其离职后继续保存一年。
因此，员工离职后，企业不应立即关闭或删除其全部人事档案。
建议HR团队制定明确的文件保存及处理流程，避免记录过早被删除。
06 外国企业在新加坡应该做好哪些准备？
对于在新加坡聘用员工的外国企业来说，薪资和人事资料可能分散在不同部门，甚至由海外总部统一管理。
为了减少管理上的遗漏，企业可以先检查以下几个方面：
1. 检查工资单格式
确认工资单是否列出适用的薪资项目，包括基本工资、津贴、扣款及加班工资等。
2. 确保员工及薪资记录完整
不要只保存每月工资单，也要确认员工身份、入职离职日期、工作时间及假期等资料都有记录。
3. 制定文件保存制度
明确资料存放位置、负责管理的人员，以及在职和离职员工记录的保存期限。
4. 做好离职资料整理
员工离职时，确认相关记录已妥善保存，并按照规定提供最后一份工资单及尚未支付的工资。
5. 与区域薪资团队保持协调
如果工资由新加坡以外的团队处理，企业仍应确保本地雇主能够及时取得所需资料，并按规定向员工提供工资单。
企业需要记住的三个重点
新加坡的工资单及雇员记录要求，可以归纳为三个基本责任：
- 提供工资单：按照规定时间向员工提供清楚列明薪资项目的工资单。
- 保存完整记录：妥善管理雇员资料及薪资记录。
- 遵守保存期限：根据员工在职或离职情况，保存相应年限的资料。
对于在新加坡经营的企业来说，做好这些日常行政工作，不仅有助于保持薪资资料清晰，也能让HR管理更加规范。
官方参考资料
新加坡人力部（MOM）：工资单要求（Itemised Pay Slips）
新加坡人力部（MOM）：雇员记录（Employment Records）
新加坡人力部（MOM）：《雇佣法令》适用范围
新加坡人力部（MOM）：工资支付规定（Paying Salary）
免责声明：本文仅供一般信息参考，不构成法律意见。企业应根据最新官方规定及自身实际情况，确认相关雇佣义务。
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本文仅供一般信息参考，不构成法律意见。
发布日期：2026年11月
